Dijitalleşen dünyada işletmeler, müşteri bilgilerinden çalışan verilerine kadar büyük miktarda kişisel veri işlemektedir. Türkiye’de 2016 yılında yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), bu alandaki temel yasal çerçeveyi oluşturur ve iş dünyasına önemli yükümlülükler getirmiştir. KVKK’ya uyum sağlamak yalnızca bir yasal zorunluluk değil, aynı zamanda işletmeler için stratejik bir gerekliliktir. Kişisel verilerin güvenliğini sağlayan şirketler müşterileri ve iş ortakları nezdinde güvenilirlik kazanırken; veri ihlalleri ise ciddi itibar kayıplarına ve yüksek idari para cezalarına yol açabilmektedir. Örneğin, kanuna aykırı ihlallerde milyonlarca TL’ye varan cezalar söz konusu olup, 2026 yılı için bazı ihlallerde 17 milyon TL seviyesine kadar idari para cezası öngörülmüştür. Bu nedenle KVKK uyumu, şirketlerin göz ardı edemeyeceği kritik bir konudur.

KVKK’ya uyum sürecinde şirket içerisindeki farklı birimlere önemli görevler düşer. Özellikle işverenler/üst yönetim, insan kaynakları (İK) departmanları ve bilgi teknolojileri (BT) ekipleri, KVKK yükümlülüklerini yerine getirmede başrolü üstlenir:

İşveren ve Üst Yönetim: Şirketin veri sorumlusu olarak genel KVKK uyumundan sorumludur. Üst yönetim, KVKK gereklerine uygun politikaların oluşturulmasını ve uygulanmasını sağlar. İlgili kaynakları ayırarak bir KVKK uyum ekibi veya sorumlusu atar, uyum sürecini takip eder. Yasal yükümlülüklerin (örneğin VERBİS’e kayıt, veri ihlali bildirimleri) zamanında yerine getirilmesini denetler. KVKK kapsamında alınacak kararlar ve şirket kültürünün veri mahremiyetine duyarlı hale gelmesi, yönetimin liderliğiyle mümkün olur.

İnsan Kaynakları (İK): Çalışan verilerinin korunması konusunda birincil sorumluluğa sahiptir. İK birimi, çalışanların özlük dosyaları, sağlık bilgileri, iletişim ve kimlik bilgileri gibi kişisel verilerini KVKK ilke ve kurallarına uygun şekilde işler. Yeni işe alımlarda adaylara gerekli aydınlatma metinlerini sunar, gerektiğinde açık rıza onaylarını alır. Mevcut çalışanların kişisel verilerinin güncelliğini sağlar ve sadece gerekli süre kadar muhafaza eder. Personel gizlilik sözleşmeleri hazırlamak, veri imha politikalarını uygulamak ve çalışanların KVKK farkındalığını artırmak da İK’nın görevlerindendir. Kısacası, İK departmanı şirket içindeki KVKK uyumunun günlük uygulayıcısı konumundadır.

Bilgi Teknolojileri (BT): KVKK’nın öngördüğü teknik tedbirlerin uygulanmasında kritik role sahiptir. BT birimi, şirketin tüm dijital sistemlerinde kişisel verilerin güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. Bu kapsamda güçlü erişim yetkisi kontrolleri, şifreleme, antivirüs ve güvenlik duvarı kullanımı, düzenli veri yedeklemeleri ve sızma testleri gibi önlemleri hayata geçirir. Kişisel verilere erişimi ihtiyaç ile sınırlı tutar ve yetkisiz erişimleri önler. Olası bir veri ihlali durumunda hızlıca tespit ve müdahale ederek ilgili birimlerle birlikte Kurum’a bildirim süreçlerini yürütür. BT ekibi ayrıca verilerin saklandığı sunucu ve yazılımların KVKK’ya uyumlu olması için gereken altyapısal düzenlemeleri yapar. İK ve diğer departmanlarla koordineli çalışarak, teknik altyapıyı yasal gerekliliklerle uyumlu hale getirir.

Not: KVKK uyumunda departmanlar arası işbirliği çok önemlidir. Özellikle İK ve BT bölümlerine bu süreçte büyük görevler düşer ve şirket içi uyum çalışmaları danışmanların yönlendirmesiyle koordineli şekilde yürütülmelidir. Yani, işveren desteğiyle İK, BT ve gerekiyorsa dış uzmanlar birlikte çalışarak KVKK’ya uyumu sağlamalıdır.

KVKK danışmanlık hizmetimiz, işletmenizin kanuna tam uyum sağlaması için gereken adımları ve çözümleri bir arada sunar. KVKK, şirketlerden idari ve teknik pek çok tedbir almalarını bekler; danışmanlık hizmeti de bu yükümlülüklerin her birinde kurumunuza profesyonel destek sağlar. Hizmetimizin kapsamına giren başlıca çalışmalar şunlardır:

Kişisel Veri Envanteri Oluşturma: Şirketinizde işlenen tüm kişisel verilerin tespit edilerek detaylı veri envanteri çıkarılması. Hangi departmanların, hangi tür kişisel verileri, hangi amaç ve hukuki dayanakla topladığı ve nerede sakladığı belirlenir. Bu envanter, KVKK uyumunun temelini oluşturur ve VERBİS kaydı için de gereklidir.

Risk Analizi ve Değerlendirme: Kişisel verilerle ilgili süreçlerde mevcut risklerin analizi yapılır. Olası veri ihlalleri veya zafiyet alanları değerlendirilerek, bunlara karşı alınması gereken önlemler planlanır. Örneğin, bir çalışan verisinin yetkisiz erişime maruz kalma riski varsa, risk analizine dayanarak ek güvenlik kontrolü önerilir. Bu çalışma sonucunda şirketinizin mevcut durumu ile mevzuata göre yapılması gerekenler raporlanır.

Aydınlatma Metinleri ve Açık Rıza Süreçleri: KVKK’nın aydınlatma yükümlülüğü ve gerekli durumlarda açık rıza alma zorunluluğu bulunmaktadır. Danışmanlık hizmeti kapsamında, müşterilerinizden, çalışanlarınızdan veya iş ortaklarınızdan veri toplarken sunmanız gereken aydınlatma metinleri hazırlanır. Ayrıca, özel nitelikli veriler veya gerekli görülen diğer durumlar için açık rıza metinleri ve onay mekanizmaları oluşturulur. Tüm metin ve formlar, hukuki açıdan geçerli ve anlaşılır şekilde şirketinize uyarlanır.

Teknik ve İdari Tedbirlerin Planlanması: KVKK gereği alınması gereken teknik (şifreleme, erişim kontrolü, ağ güvenliği, log kayıtları vb.) ve idari (politika oluşturma, yetki matrisi, gizlilik protokolleri vb.) tedbirler incelenir. Mevcut altyapınız değerlendirilerek eksik olan tedbirler tespit edilir ve uygulanması için yol haritası çıkarılır. Örneğin, yetkilendirme matrisi oluşturma, antivirüs ve DLP çözümleri kullanma, fiziksel arşiv güvenliği sağlama gibi konularda öneriler sunulur. Bu sayede, kişisel verilerin hukuka aykırı erişim veya ifşasına karşı koruma sağlanır.

Politika ve Prosedür Geliştirme: KVKK uyumu için gerekli dokümantasyonun hazırlanması sağlanır. Kişisel Veri Koruma Politikası, Veri Saklama ve İmha Politikası, Veri İhlali Müdahale Planı gibi temel politika dokümanları şirketin ihtiyaçlarına göre oluşturulur veya güncellenir. Mevcut sözleşmeler ve iş süreçleri gözden geçirilerek KVKK'ya uygun hale getirilir (örneğin, üçüncü taraflarla yapılan sözleşmelere veri işleme ek protokolleri eklenmesi). Bu kapsamda gerekli görülen her türlü prosedür ve talimat seti de hazırlanarak kurumunuza teslim edilir.

Eğitim ve Farkındalık Çalışmaları: KVKK danışmanlık hizmetinin önemli bir boyutu da şirket çalışanlarına yönelik eğitimler ve farkındalık faaliyetleridir. Çalışanlarınızın, yöneticilerinizin ve özellikle İK ile BT ekiplerinizin KVKK hakkında bilinçlenmesi sağlanır. Eğitim içerikleri, kişisel verilerin tanımı, hukuki sorumluluklar, yapılması ve kaçınılması gerekenler gibi konuları kapsar. Ayrıca gerçek hayat örnekleri ve olası ihlal senaryoları üzerinden, çalışanların dikkat etmesi gereken noktalar vurgulanır. Bu sayede tüm şirket genelinde ortak bir veri koruma kültürü oluşturulur.

Sürekli Denetim ve İyileştirme: KVKK uyumu tek seferlik bir proje değil, sürekli bir süreçtir. Danışmanlık kapsamında, şirketinizde uygulanan KVKK önlemleri belirli aralıklarla gözden geçirilir ve denetimler yapılır. Yeni çıkan mevzuat değişiklikleri veya şirketinizdeki süreç değişimleri takip edilerek, uyum durumunuz güncellenir. Eksik veya geliştirilmesi gereken alanlar tespit edilip iyileştirme önerileri sunulur. Bu sayede KVKK uyumu dinamik bir şekilde devam ettirilir ve olası riskler proaktif olarak yönetilir.

(Yukarıdaki maddeler, KVKK danışmanlık hizmetinin genel kapsamını özetlemektedir. Şirketinizin sektörüne ve ihtiyaçlarına göre ek çözümler de sunulabilir. Örneğin, sağlık sektörü için özel nitelikli sağlık verilerinin korunması, ya da e-ticaret sektörü için çerez politikaları danışmanlık konularına dahil edilebilir.)

KVKK danışmanlık hizmeti almak, şirketinize hem kısa vadede hem de uzun vadede birçok avantaj sağlar:

Yasal Risklerin Azaltılması: Uzman danışmanlık desteği, KVKK gibi karmaşık bir mevzuata eksiksiz uyum sağlamanıza yardımcı olur. Böylece kanundan doğan yükümlülükleri zamanında yerine getirerek idari para cezalarından ve olası hukuki yaptırımlardan kaçınırsınız. KVKK’ya aykırı bir durum yaşanmasının önüne geçilerek şirketiniz ağır cezalara maruz kalmaz.

İtibar ve Güven Kazanımı: Kişisel verilerin korunmasına önem veren ve bunu düzgün yöneten şirketler, müşterilerinin ve iş ortaklarının gözünde daha güvenilir bir konum kazanır. Veri ihlallerinin yaşanmaması veya minimuma indirilmesi, marka itibarınızı korur ve güçlendirir. Danışmanlık hizmeti sayesinde şeffaf aydınlatma metinleri ve güvenli veri yönetimi uygulamalarıyla, paydaşlarınıza karşı güven verirsiniz.

Veri Güvenliğinin Artırılması: Danışmanlık kapsamında alınan teknik ve idari önlemler, şirketinizin genel bilgi güvenliği seviyesini yükseltir. Sadece KVKK için değil, tüm dijital varlıklarınız için daha sağlam bir koruma kalkanı oluşur. Güçlü bir veri koruma altyapısı, olası siber saldırılara ve veri sızıntılarına karşı şirketinizi dayanıklı hale getirir. Bu da iş sürekliliğini korur ve beklenmeyen krizlerin önüne geçer.

Operasyonel Verimlilik ve Farkındalık: KVKK uyumu için yapılan veri envanteri çalışmaları ve süreç düzenlemeleri, şirket içindeki veri akışının disipline edilmesini sağlar. Hangi verinin nerede tutulduğu ve kimlerin eriştiğinin bilinmesi, iç süreçlerinizi daha verimli hale getirir. Çalışanlar aldıkları eğitimlerle sadece KVKK konusunda değil, genel anlamda bilgi güvenliği ve gizlilik konusunda bilinçlenir. Bu farkındalık, günlük iş yapış şekillerine olumlu yansır.

Rekabet Avantajı ve Uluslararası Uyum: KVKK’ya uyumlu çalışmak, şirketinizi rekabette öne çıkarır. Özellikle uluslararası arenada iş yapıyorsanız veya yapmayı planlıyorsanız, veri koruma standartlarına uymak önemli bir şart haline gelmiştir. KVKK’ya uyum, Avrupa’daki GDPR gibi düzenlemelerle büyük oranda uyumludur ve küresel ölçekte iş ortaklarınıza güvence verir. Birçok büyük firma, iş ortaklarını seçerken kişisel veri koruma uygulamalarına dikkat etmektedir. KVKK danışmanlığı alarak bu beklentileri karşılayan bir şirket olursunuz.

KVKK danışmanlık hizmetimiz ile işletmenizi güvene alırken aynı zamanda yasal uyumluluğunuzu sağlamak için yanınızdayız. Eğer şirketiniz için KVKK konusunda profesyonel bir desteğe ihtiyaç duyuyorsanız, daha fazla vakit kaybetmeden bizimle iletişime geçin. Uzman ekibimiz, firmanızın ihtiyaçlarını değerlendirmek üzere size özel bir ön değerlendirme toplantısı planlayabilir. Bu toplantıda mevcut durumunuzu analiz edip atılması gereken adımları birlikte belirleyebiliriz.

Unutmayın: Kişisel verilerin korunması, sadece hukuki bir zorunluluk değil, müşterilerinize ve çalışanlarınıza verdiğiniz değerin bir göstergesidir. Siz de bu yolculukta emin adımlarla ilerlemek ve sorumluluklarınızı eksiksiz yerine getirmek için bizi arayın. İletişime geçmekten çekinmeyin, KVKK uyum sürecinde size rehberlik etmekten memnuniyet duyacağız!